موظف استقبال
Savills Middle East
الوصف الوظيفي
موظف الاستقبال في المكتب مسؤول عن الترحيب بالزوار وتقديم مساعدة استثنائية لخدمة العملاء. ويستلزم ذلك الرد على المكالمات وإرسالها وفقًا لذلك، والإجابة على أسئلة الزوار واحتياجاتهم، وتوفير بيئة ترحيبية شاملة. هذا دور واسع النطاق ومسؤول يتطلب مهارات إدارية وتكنولوجيا معلومات وتنظيمية واتصالات قوية وموقف "يمكن القيام به".
المسؤوليات الرئيسية
- يوفر استجابة احترافية "من الأمام" لجميع الاستفسارات الهاتفية والشخصية من الزوار
- يدير جميع المراسلات بما في ذلك التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني/البريد الوارد الواردة وتوزيعها على الأفراد المناسبين
- يحافظ على حجوزات جميع غرف الاجتماعات ويضمن تظل هذه الأشياء مرتبة وحسنة المظهر في جميع الأوقات
- ينسق معدات غرف الاجتماعات كما هو مطلوب/مطلوب
- يقوم بإعداد السعاة عند الحاجة لجميع موظفي المكتب ويتتبع الحزم حسب الضرورة
- يساعد في تتبع والحفاظ على توريد جميع القرطاسية المكتبية ومواد المؤن ويقدم الطلبات مع الموردين وفقًا لذلك
- يساعد في اجتماعات مجلس الإدارة/أحداث المكتب، ويضمن توفر الطعام/المرطبات
- المساعدة في إجراء فحوصات منتظمة للمخزن والتنسيق مع فرق مختلفة للتخلص من / تمزيق المستندات القديمة والتأكد من إبقاء الغرف منظمة وأنيقة
- قم بإنتاج المستندات وتحريرها باستخدام Power Point أو Word. يجب أن يكون لديك اهتمام كبير بالرسومات
- توفير التدريب للمسؤولين الآخرين الذين سيغطون مكتب الاستقبال في حالة وجود إجازة سنوية/إجازة مرضية
- تولي مسؤوليات معينة للمساعد التنفيذي لرئيس المكتب عندما يكونون في إجازة
- تولي مشاريع ومهام مخصصة، عند الاقتضاء
- المهارات
- إجادة اللغة الإنجليزية، وMicrosoft Word، وMicrosoft PowerPoint، وMicrosoft Outlook، وMicrosoft Excel، والتواصل القوي، ومهارات خدمة العملاء
- الخبرة
- 3 سنوات
- المؤهلات
- خبرة مكتبية ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات، ومعرفة عالية بالكمبيوتر
- المسؤوليات
- تحية الزوار، والرد على المكالمات، وإدارة المراسلات، والحفاظ على حجوزات غرف الاجتماعات، وتنسيق المعدات، وإعداد السعاة، وتتبع اللوازم المكتبية، والمساعدة في الأحداث، وإجراء فحوصات المخزن، وإنتاج المستندات وتحريرها، وتوفير التدريب للمسؤولين الآخرين، وتولي مسؤوليات المساعد التنفيذي
- عدد المتقدمين
- 153 متقدمًا
- تاريخ النشر
- نُشر منذ يوم واحد