مساعد إداري أقدم

هدف العمل: وسيوفر مساعد شؤون الموظفين الدعم الإداري والتنسيقي اليومي للفريق، بما يكفل دقة الوثائق، والإبلاغ، وإدارة البيانات، والتواصل السلس بين الإدارات. يجب أن يكون المرشح المثالي متفوق جداً في شركة مايكروسوفت إكسل نُظّمَ، مُوجّه تفصيلي، ويَمتلكُ مهاراتَ اتصال كتابية وشفوية قوية. المسؤوليات الرئيسية: توفير الدعم الإداري والكتابي العام للإدارة. إعداد التقارير وصيانتها وتحديثها أجهزة تتبع، وتقارير، وقواعد بيانات، ومعلومات إدارية . استخدم وظائف برنامج Excel لتنظيم البيانات وتحليلها. الاحتفاظ بسجلات دقيقة، ونظم الملفات، ووثائق الموظفين أو الوثائق التشغيلية، والمراسلات. إعداد الرسائل والمذكرات والتقارير والعروض وغيرها من وثائق الأعمال. تنسيق الاجتماعات والتعيينات والجداول والاتصالات الداخلية. تسليم الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والاستفسارات العامة بطريقة مهنية. المتابعة مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين للحصول على المعلومات والوثائق اللازمة. دعم إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية وضمان تقديمها في الوقت المناسب. الحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالشركات والموظفين. المساعدة في مراقبة الوثائق، ومسحها، وحفظها، واسترجاعها. دعم الفريق بمتطلبات إدارية وتنسيقية مخصصة. ضمان دقة وتحديث جميع السجلات والمتتبعات الإدارية. الاحتياجات من المرشحين: شهادة دبلوم أو شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال التجارية أو التجارة أو ما يتصل بذلك من انضباط يفضل ٢-٤ سنوات الخبرة في دور إداري أو تنسيقي أو دعم مكتبي. ولا بد من وجود كفاءة قوية في شركة مايكروسوفت إكسل. معرفة جيدة ببرامج مايكروسوفت وورد، وباوربوينت، وأوتلوك، ومايكروسوفت 365. مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة الانكليزية. مهارات قوية في مجالي التنظيم وإدارة الوقت. إيلاء اهتمام جيد للتفاصيل والدقة، لا سيما عند تناول التقارير وبيانات إكسل. القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والعمل في غضون المواعيد النهائية. المهارات المهنية المشتركة بين الأفراد القادرة على التنسيق بفعالية بين مختلف الإدارات. الخبرة السابقة في إطار إدارة المرافق أو الخدمات أو التشييد أو البيئة التشغيلية المماثلة ستكون ميزة