مشرف المستودع

يتولى مشرف المستودع مسؤولية سلامة العمليات التشغيلية للمستودعات 45 و47 ومستودع الفجيرة. وهذا يعني ثلاثة أمور: توثيق كل عنصر يدخل المستودع ويخرج منه وإمكانية تتبعه، وأن نظام التدفقات يعكس الواقع المادي بدقة في جميع الأوقات، وأن رئيس العمليات يتلقى تقريرًا أسبوعيًا موثوقًا ومستقلًا عن أداء المستودع دون الحاجة إلى متابعة المعلومات من الأقسام الأخرى.

المسؤوليات الرئيسية:

• مسؤولية نظام إدارة المخزون/تخطيط موارد المؤسسات: يتحمل المشرف المسؤولية الشخصية عن دقة جميع البيانات في نظام إدارة المخزون. يجب مراجعة نظام إدارة المخزون يوميًا قبل الساعة 9:00 صباحًا. يجب التحقق من وجود أي قيود على المخزون، أو أصناف بدون إشعار استلام بضائع، أو شحنات غير مؤكدة من اليوم السابق. يجب الموافقة على جميع تعديلات كميات المخزون. يجب التأكد من أن كل استلام بضائع في نظام إدارة المخزون مدعوم بإشعار استلام بضائع فعلي موقع. يجب التأكد من وجود فاتورة أو سجل صرف لكل صنف يتم شحنه قبل مغادرته المستودع. يجب إجراء الجرد الفعلي الشهري لجميع وحدات التخزين البالغ عددها 294 وحدة أو أكثر في يوم السبت الأخير من كل شهر.
• مراقبة المخزون وتجديده: يتولى المشرف مسؤولية ضمان عدم نفاد أي مواد استهلاكية أو مواد تنظيف أو قطع غيار صيانة من شركة هونغ كونغ. يجب تحديد نقاط إعادة الطلب لجميع فئات المخزون خلال 30 يومًا من تاريخ الالتحاق بالعمل. يجب مراجعة سجل إعادة الطلب يوميًا في تمام الساعة 10:30 صباحًا. يجب إصدار أوامر شراء في نظام Inflow لجميع عمليات الشراء المعتمدة. يجب الاحتفاظ بسجل للموردين المعتمدين يتضمن بيانات الاتصال.
• إدارة عملية إيصال استلام البضائع (GRN): يتحمل المشرف مسؤولية ضمان معالجة كل شحنة بشكل صحيح. يتم عدّ كل شحنة من الموردين صنفًا صنفًا قبل إدخال أي بيانات واردة. يوقع على نماذج إيصال استلام البضائع كل من رئيس الوردية وممثل المورد. تُسجل الشحنات الناقصة في إيصال استلام البضائع، ويتم إخطار المشرف بذلك.
• عمليات التوصيل: يقوم المستودع بتوزيع ما بين 80 و110 شحنات أسبوعيًا في دبي والإمارات العربية المتحدة. يُرجى مراجعة سجل الشحنات اليومي كل صباح. يجب تطبيق معايير أولوية التوصيل ومعايير التأكيد.
• إدارة الفريق: يشرف المشرف على اثنين من قادة الورديات وثلاثة من أعضاء فريق المستودع. ويعقد اجتماعًا فرديًا أسبوعيًا مع كل قائد وردية. ويراجع مؤشرات الأداء الرئيسية لقادة الورديات شهريًا ويقدم لهم ملاحظات مكتوبة.
• إدارة تسليم واستلام الورديات: يضمن المشرف عدم فقدان أي معلومات تشغيلية بين الورديات. ويتم استكمال سجل تسليم واستلام ورقي عند كل انتقال بين الورديات.
• المرتجعات والأضرار والمطالبات: تتم معالجة كل منتج مُرتجع أو تالف خلال 24 ساعة من وصوله. تُصنف المرتجعات عند وصولها إلى ثلاث فئات.
• التقارير: يقدم المشرف لرئيس العمليات رؤية مستقلة وموثوقة لأداء المستودع. يتم تقديم التقرير الأسبوعي كل يوم جمعة قبل الساعة 5:00 مساءً.